Which options on the Year End Processing menu do I use for generating my 1099s?

Question:

Which options on the Year End Processing menu (option #4 from the A/P Main menu) do I use for generating my 1099s?

Resolution:

The Year End menu has 4 separate sets of 1099 programs as highlighted below.

 1.  Create 1099 Work Files                 11.  Create New 1099 Work Files     
 2.  Edit 1099 Work Files                     12.  Edit New 1099 Work Files        
 3.  Print 1099 Reports & Forms          13.  Print New 1099 Reports & Forms  
 4.  Drop Payment Records by Date                                            
 5.  Create Cons. 1099 Work Files        15.  Create New Cons 1099 Work Files
 6.  Edit Cons. 1099 Work Files            16.  Edit New Cons 1099 Work Files  
 7.  Print Cons. 1099 Reports & Form  17.  Print New Cons 1099 Rpts & Form 
                                                                           

 Which options to use depends on 2 factors:

1 - Are you a single corporation or are you reporting each Corp.'s 1099 data separately?  If so and you will report amounts in Box 7 ONLY, use options 1-3.

2 - If you are a single corporation or reporting each Corp.'s 1099 data separately but need to report amounts in additional boxes as well, use options 11-13.

3 - If you need to consolidate 1099 data for more than 1 Corp. but report amounts in Box 7 ONLY, use options 5-7.

4 - If you need to consolidate 1099 data for more than 1 Corp. but need to report amounts in additional boxes as well, use options 15-17.

If you determine that options 11-13 or 15-17 are to be used, you must also assign the GL expense account #s to specific boxes using AP File Maintenance option #27 - 1099 Debit Acct Assignment.  See sample screen below.

APFM16            1099 Debit Account Assignment Maintenance            1/12/12
SFC                                                                   14:43:04
            Type Debit Account and indicate box #:                            
=Delete                                                                      
            Position to . . . .           By Debit#                          
                                                                             
D  (*)                                                                        
l Debit        1       2           3       4          5        6         7         8       10       13      14     16
t   #        RENT  ROYAL OTICN FITWH FSHBT MEDPY NONEM SUBPY CRPIN EXGPP GPPTA STTAX
  400000  Y                                                                  
  471501  Y                                                                  
  500000             Y                                                            
  560000                         Y                                                      
  580000                         Y                                                
  599201                                              Y                                          
  680000                                                        Y                                    
  700000                                                                  Y                              
  720000                                                                  Y