How can I make sure the ytd balance sheet & the current month P&L agree?

Question:

How can I  make sure the ytd balance sheet & the current month P&L agree?

Resolution:

The Balance Sheet YTD (retained earnings, net asset, etc.) & the current month P&L (net income) must agree.  If they do not there are GL accounts missing from either the Balance Sheet or Profit and Loss skeleton. 

Go to GL File Maintenance Menu then Option 9  Financial Skeleton 

Always have the user print the report and check messages (Mesg_inconsistencies were found..."). There will also be a GLRP07R (unless profile 55 set to "Y") showing all missing Account #'s.

The GL Financial Inquiry (option 2 from the GL Inquiries & Reports menu) is an easy way to check.  Ask user for skeleton #'s to use for both P&L and B/S.

Easy to check by accessing Financial Inquiry( GL Inquiries and Reports Menu, Option 2) Run/Inquiry For P&L:

 GLIQ08a                                           FINANCIAL STATEMENTS INQUIRY                                             8/10/11
 S1                                                                                                                        08:16:03
                                                                                                                                   
 Enter the following data :                                                                                                        
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
                                    Skeleton Type P/B  (mandatory entry)  . .      P  (P=P&L, B=Balance Sheet)                    
                                    Skeleton #  (*) . . . . . . . . . . . . .                 1                                              
                                                                                                                                   
                                    COMPANY     # to print  (*) . . . . . . .      1                                              
                                    DIVISION    # to print  (*) . . . . . . .            -or-  Y  for all . . . Y                    
                                    DEPARTMENT  # to print  (*) . . . . . . .         -or-  Y  for all . . . Y                    
                                    JOB         # to print  (*) . . . . . . .               -or-  Y  for all . . . Y                    
                                                                                                                                   
                                    From Accounting Period # (##/YY)  . . . .   1/07                                              
                                    To Accounting Period # (##/YY)  . . . . .    12/07 

                                               
                                                                                                                                   
   For B/S:                                                                                                                            
                                                                                                                                   
    GLIQ08a                                           FINANCIAL STATEMENTS INQUIRY                                             8/10/11
 S1                                                                                                                        08:16:03
                                                                                                                                   
 Enter the following data :                                                                                                        
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
                                    Skeleton Type P/B  (mandatory entry)  . .      B  (P=P&L, B=Balance Sheet)                    
                                    Skeleton #  (*) . . . . . . . . . . . . .                 1                                              
                                                                                                                                   
                                    COMPANY     # to print  (*) . . . . . . .      1                                              
                                    DIVISION    # to print  (*) . . . . . . .            -or-  Y  for all . . .                      
                                    DEPARTMENT  # to print  (*) . . . . . . .         -or-  Y  for all . . .                      
                                    JOB         # to print  (*) . . . . . . .               -or-  Y  for all . . .                      
                                                                                                                                   
                                    From Accounting Period # (##/YY)  . . . .   1/07                                              
                                    To Accounting Period # (##/YY)  .  . . . .    12/07

F3=Exit  F4=Select(*)            F14=Entity Selection  F18=Entity Selection                                   (c) DAPREX - 2010    

 Remember that unless the customer has a divisional or departmental B/S, Division, department & job do NOT have to be specified on the B/S,  If they do you must key "Y" for all.

The P&L

 GLIQ08b                                           FINANCIAL STATEMENTS INQUIRY                                             8/10/11
 HEADS1                                                                                                                    08:22:22
 Anal#:   1  STATEMENT OF INCOME AND EXPENSE                     1/07 - 12/07                                                      
 Corp #   1  MAIN CORPORATION                      DIV #   ALL                                                                    
 Dept # ALL                                        JOB #   ALL                                                                    
                                           | -  -  -  -  1   M  o  n  t  h   -  -  -  | |  -  -  -  -  Months  1 - 12  -  -  -  -  |
 Ln# Description                           |     12/07           12/06      Difference| |      2007            2006      Difference|
  33                                                                                                                              
  34 OPERATING PROFIT or (LOSS)                                                                                                    
  35      Add:Interest Income               1220.74-                     1220.74-            1220.74-       12282.01-    11061.27
  36      partnership                                                                                                              
  37      Other Income                                                                                                            
  38      Dividend Income                                                                                                          
  39 OVERHEAD INCOME                       1220.74-                     1220.74-            1220.74-       12282.01-    11061.27
  40           NET INCOME or (LOSS)     262081.07- 630195.75-   368114.68       752906.20-       36321.02-   716585.18-
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
  The B/S:

 GLIQ08b                                           FINANCIAL STATEMENTS INQUIRY                                             8/10/11
 HEADS1                                                                                                                    08:25:01
 Anal#:   1  BALANCE SHEET                                       1/07 - 12/07                                                      
 Corp #   1  MAIN CORPORATION                      DIV #   ALL                                                                    
 Dept # ALL                                        JOB #   ALL                                                                    
                                           | -  -  -  -  1   M  o  n  t  h   -  -  -  | |  -  -  -  -  Months  1 - 12  -  -  -  -  |
 Ln# Description                           |     12/07           12/06      Difference| |      2007            2006      Difference|
  49       Notes Payable Citi-Capitol             3541.97         3541.97                     20901.50-       63582.24-    42680.74
  50         Total Non-Current Liabilities        3541.97         3541.97                     20901.50-       63582.24-    42680.74
  51                                                                                                                              
  52           TOTAL LIABILITIES                651635.07-      497857.13-   153777.94-     6310567.99-     6184646.24-   125921.75-
  53                                                                                                                              
  54 Stockholders Equity:                                                                                                          
  55       Capital Stock                                                                      20000.00-       20000.00-            
  56       Paid in Capital                                                                     9422.25-          9422.25-            
  57       Retained Earnings                                                                                    520105.77       556426.79     36321.02-
  58       Accumulated Adjustments Account                                                            1803326.43-     1803326.43-            
  59       Suspense Account                                                                                                        
  60       Current Period Retained Earning 262081.07-      630195.75-    368114.68       752906.20-       36321.02-   716585.18-
  61                                                                                                                              
  62 TOTAL STOCKHOLDERS EQUITY        262081.07-      630195.75-    368114.68      2065549.11-     1312642.91-   752906.20-
  63 TOTAL LIABILITIES AND STOCK EQ    913716.14-     1128052.88-   214336.74      8376117.10-     7497289.15-   878827.95-
                                                                                                                                   
  

If these amounts do not agree there must be a GL account with a balance that is not included in either the P&L and/or the B/S.  

To check go to the GL File Maintenance Menu, (option 5 from the GL main Menu) and take Option 9   Financial Skeleton.  Select the skeleton #'s (one for each P&L and B/S) that were used in the above-mentioned tests and press F8 to print out the detail skeletons.  You can also go to the GL File Listings Menu, take option 9 and select all or just the skeletons that you want to see.  Always select the detail as that shows the GL accounts.  Then go to the GL File listings Menu (option 6 from the GL Main menu) and take option #2 for the Chart of Accounts listings.  

Check that all B/S accounts (assets & liabilities 100000-299999) have been used in the B/S and that all P&L accts (Revenues & expenses 300000- 999999) have been used. An easy way to proof is to create a summary 3 line P&L. example:

P&L                                                                   

10. Revenues (300000-?)       Add to line 30                              

20. Expenses (?- 999999)     add to line 30                             

30. Net  

This will give the correct amount of what the B/S net asset should be as there could be a line adding error by the user.  However the culprit is normally a missing GL acct.

For more information refer to GL Manual pages 26-33.